Trao đổi về chứng từ kế toán của các đơn vị hành chính sự nghiệp

Đào Thị Thúy Hằng

Giảng viên Khoa Kế toán, Trường Cao đẳng Kinh tế - Kế hoạch Đà Nẵng

Email: thuyhangktkh@yahoo.com.vn

Tóm tắt

Theo Luật Kế toán 2025, chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Chứng từ kế toán làm căn cứ ban đầu cho việc ghi sổ kế toán, đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch của các nghiệp vụ kinh tế, cung cấp thông tin cho quản lý nội bộ và Nhà nước, đồng thời là bằng chứng pháp lý trong các tranh chấp và cơ sở để kiểm toán, quyết toán thuế. Bài viết trao đổi về những vấn đề liên quan đến quy định chứng từ kế toán của các đơn vị hành chính sự nghiệp, qua đó giúp các đơn vị này nắm rõ quy định của Bộ Tài chính và một số lưu ý trong quá trình thực hiện.

Từ khóa: Chứng từ kế toán, đơn vị hành chính sự nghiệp, Luật Kế toán

Summary

According to the 2025 Law on Accounting, accounting vouchers mean papers and information-carrying articles reflecting economic and financial operations that have arisen and completed, serving as a basis for making entries in accounting books. The vouchers act as the initial evidence for accounting records, ensuring the legality and transparency of economic transactions. They also provide essential information for internal management and state administration, serve as legal evidence in case of disputes, and form the basis for auditing and tax finalization. The article discusses issues related to the regulations on accounting vouchers applicable to administrative and public service units. It aims to help these units clearly understand the regulations issued by the Ministry of Finance and highlights several considerations for their implementation.

Keywords: Accounting vouchers, administrative and public service units, Law on Accounting.

ĐẶT VẤN ĐỀ

Chứng từ kế toán có ý nghĩa quan trọng trong việc tổ chức công tác kế toán, kiểm soát nội bộ, bởi đây là căn cứ chứng minh tính pháp lý của các nghiệp vụ cũng như số liệu ghi chép trên sổ kế toán. Mỗi một loại chứng từ kế toán đều có tầm quan trọng trong việc ghi chép và kiểm soát các giao dịch tài chính của đơn vị kế toán.

Pháp luật về kế toán đã có những quy định chi tiết về chứng từ kế toán đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp, nhằm hướng dẫn và bảo đảm việc thực hiện thống nhất. Để phục vụ cho hoạt động của các đơn vị hành chính sự nghiệp, ngoài Luật Kế toán của Quốc hội và các Nghị định hướng dẫn của Chính phủ, Bộ Tài chính đã ban hành nhiều quyết định, thông tư hướng dẫn liên quan đến hoạt động của các đơn vị hành chính sự nghiệp, trong đó quy định về chứng từ kế toán.

Cụ thể, ngày 2/11/1996, Bộ Tài chính đã ban hành Quyết định số 999-TC/QĐ/CĐKT về chế độ kế toán hành chính sự nghiệp. Ngày 30/3/2006, Bộ Tài chính đã ban hành Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC về chế độ kế toán hành chính sự nghiệp, thay thế Quyết định số 999-TC/QĐ/CĐKT; ngày 15/11/2010 ban hành Thông tư số 185/2010/TT-BTC hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành kèm theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC; ngày 10/10/2017 ban hành Quyết định số 107/2017/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp, thay thế Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC.

Mới đây nhất, ngày 17/4/2024, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số 24/2024/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp thay thế Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017; Thông tư số 108/2018/TT-BTC ngày 15/11/2018 về hướng dẫn kế toán dự trữ quốc gia; Thông tư số 76/2019/TT-BTC ngày 5/11/2019 về hướng dẫn kế toán tài sản kết cấu hạ tầng giao thông, thủy lợi; Thông tư số 79/2019/TT-BTC ngày 14/11/2019 về hướng dẫn Chế độ kế toán áp dụng cho ban quản lý dự án sử dụng vốn đầu tư công. Vì vậy, việc nghiên cứu trao đổi về các vấn đề liên quan đến chứng từ kế toán nhằm giúp các đơn vị hành chính sự nghiệp, bao gồm các đối tượng quy định tại Khoản 1 Điều 2 Thông tư số 24/2024/TT-BTC nắm rõ các quy định và một số lưu ý trong quá trình thực hiện.

TỔNG QUAN VỀ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

Khái niệm

Theo Điều 3 Luật Kế toán 2015, chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Để thực hiện tốt các công việc kế toán, kế toán viên cần có sự hiểu biết về ý nghĩa và mục đích sử dụng các loại chứng từ. Điều này giúp các nhân viên kế toán có sự chuẩn bị và thực hiện đúng các công việc liên quan đến giao dịch tài chính. Các loại chứng từ khác nhau có ý nghĩa và chức năng khác nhau. Một số loại chứng từ thường xuyên được sử dụng trong công việc của kế toán như: Chứng từ kế toán liên quan đến quá trình thu - chi; Chứng từ kế toán liên quan đến hoá đơn; Các loại chứng từ kế toán liên quan đến hàng hoá; Chứng từ kế toán liên quan đến tài sản cố định và công cụ dụng cụ; Các loại chứng từ kế toán khác.

Vai trò của chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán có vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kế toán của tổ chức, đơn vị. Chứng từ kế toán ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và đã hoàn thành, từ đó đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp của nghiệp vụ (IABM, 2022). Việc lập chứng từ kế toán là để tạo ra căn cứ để kế toán ghi sổ nghiệp vụ phát sinh và ghi nhận đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm trước pháp luật về nghiệp vụ phát sinh... Về cơ bản, chứng từ kế toán có một số vai trò nổi bật như được trình bày tại Bảng 1.

Bảng: Vai trò cụ thể của chứng từ kế toán

Nguồn: Tác giả tổng hợp

CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CỦA CÁC ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP

Theo Điều 4 Thông tư số 24/2024/TT-BTC ngày 17/4/2024 của Bộ Tài chính, các đơn vị kế toán được tự thiết kế chứng từ kế toán của đơn vị để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phù hợp yêu cầu quản lý, đảm bảo đủ các thông tin phục vụ hạch toán kế toán, trừ trường hợp đã có quy định mẫu biểu chứng từ kế toán tại các văn bản pháp luật có liên quan. Chứng từ kế toán do đơn vị tự thiết kế phải phản ánh đúng bản chất của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, tuân thủ các nội dung quy định tại Luật Kế toán, phù hợp với thông tin cần ghi sổ kế toán và yêu cầu quản lý của đơn vị.

Theo đó, chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây: Tên và số hiệu của chứng từ kế toán; Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán; Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán; Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán; Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ; Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán. Tuy nhiên, ngoài những nội dung trên, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ (Điều 16 Luật Kế toán).

Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính (Khoản 1 Điều 18 Luật kế toán). Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật này. Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau. Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.

Theo Khoản 2 Điều 4, trường hợp đơn vị kế toán, đơn vị hạch toán phụ thuộc sử dụng các chứng từ kế toán in sẵn, thì phải thực hiện bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng, mục nát. Đối với loại chứng từ kế toán được cơ quan có thẩm quyền quy định phải quản lý riêng biệt, chặt chẽ như tiền, thì đơn vị phải thực hiện đúng quy trình quản lý, đảm bảo tuyệt đối an toàn. Theo quy định hiện hành, chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định tại Điều 17, khoản 1 và khoản 2 Điều 18 Luật Kế toán. Chứng từ điện tử được in ra giấy và lưu trữ theo quy định tại Điều 41 của Luật này. Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ kế toán của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính phủ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký. Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử hoặc các hình thức xác nhận khác bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử (Điều 19 Luật Kế toán).

Đối với việc quản lý, sử dụng chứng từ kế toán, theo Điều 21 Luật Kế toán, thì chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu chứng từ kế toán thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu, ký xác nhận trên chứng từ sao chụp và giao bản sao chụp cho đơn vị kế toán; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu. Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu.

MỘT SỐ LƯU Ý

Đối với chứng từ kế toán nói chung và chứng từ kế toán của các đơn vị hành chính sự nghiệp nói riêng, theo các quy định hiện hành, cần lưu ý một số nội dung quan trọng sau:

Thứ nhất, kế toán phải phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính.

Thứ hai, chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật.

Thứ ba, cấm giả mạo, khai man hoặc thỏa thuận, ép buộc người khác giả mạo, khai man, tẩy xóa chứng từ kế toán hoặc tài liệu kế toán khác.

Thứ tư, nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.

KẾT LUẬN

Chứng từ kế toán đóng vai trò thiết yếu trong hoạt động của đơn vị kế toán, trong đó có các đơn vị hành chính sự nghiệp, là cầu nối giữa các giao dịch thực tế và hệ thống tài chính chính thức. Đây không chỉ là tài liệu pháp lý đảm bảo minh bạch mà còn là cơ sở để các đơn vị hành chính sự nghiệp quản lý, hạch toán và báo cáo một cách hiệu quả. Do vậy, việc nắm được các quy định liên quan đến chứng từ kế toán có ý nghĩa hết sức quan trọng, không chỉ giúp các đơn vị hành chính sự nghiệp vận hành tốt, mà còn giúp tránh các vấn đề về pháp lý trong quá trình vận hành.

Tài liệu tham khảo:

1. Bộ Tài chính (2017). Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/102017 về hướng dẫn Chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp.

2. Bộ Tài chính (2024). Thông tư số 24/2024/TT-BTC ngày 17/4/2024 hướng dẫn chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp.

3. CareerLink (2024). Chứng từ kế toán là gì? Tầm quan trọng và trình tự xử lý. https://www.careerlink.vn/cam-nang-viec-lam/tu-van-nghe-nghiep/chung-tu-ke-toan-la-gi-tam-quan-trong-va-trinh-tu-xu-ly.

4. IABM (2022). Các loại chứng từ kế toán và Tầm quan trọng của chúng. https://iabm.edu.vn/kien-thuc/cac-loai-chung-tu-ke-toan-va-tam-quan-trong-cua-chung/

5. Quốc hội (2015). Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015.

6. Quốc hội (2025). Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Chứng khoán, Luật Kế toán, Luật Kiểm toán độc lập, Luật Ngân sách nhà nước, Luật Quản lý, sử dụng tài sản công, Luật Quản lý thuế, Luật Thuế thu nhập cá nhân, Luật Dự trữ quốc gia, Luật xử lý vi phạm hành chính.