Các yếu tố tác động đến triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp tại các đơn vị sự nghiệp y tế công lập: Nhìn từ góc độ kế toán viên

TS. Lâm Thị Mỹ Yến

Email: yen.ltm@ou.edu.vn

ThS. Trần Đình Sơn Anh Minh

Email: minh.tdsa@ou.edu.vn

Khoa Kế toán - Kiểm toán, Trường Đại học Mở Thành phố Hồ Chí Minh

Tóm tắt

Nghiên cứu phân tích 183 dữ liệu khảo sát từ các kế toán viên đang làm việc tại các đơn vị sự nghiệp y tế công lập, nhằm xác định các yếu tố tác động đến việc triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Kết quả cho thấy, dưới góc nhìn của kế toán viên, có 4 yếu tố tác động đến việc triển khai hệ thống ERP bao gồm: Sự tương thích của công nghệ với quy trình hoạt động; Sự hỗ trợ của nhà quản lý; Đào tạo và Năng lực sử dụng công nghệ của các người dùng. Trong đó, Sự tương thích của công nghệ với quy trình hoạt động có tác động mạnh nhất, còn Năng lực sử dụng công nghệ có tác động thấp nhất đến triển khai EPR.

Từ khóa: Đơn vị sự nghệp công lập, hệ thống ERP, kế toán viên

Summary

The study conducted a survey with 250 accountants working at public health service units, resulting in 183 data points being analyzed to determine factors affecting the implementation of the enterprise resource planning system. The research results show that, from the accountant's perspective, there are 4 factors affecting the implementation of the ERP system, including compatibility of technology with operating processes, support from managers, training and technology usage capacity of users. In which, compatibility of technology with operating processes has the strongest impact and the factor of technology usage capacity has the lowest impact coefficient on system implementation.

Keywords: Public organisation, ERP systems, accountant

GIỚI THIỆU

Hiện nay, hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) chủ yếu được thực hiện trong các tổ chức tư nhân nhằm cung cấp quyền truy cập vào dữ liệu thời gian thực, nhằm cải thiện hiệu suất của các quy trình kinh doanh như quản lý quan hệ khách hàng, phân tích, quản lý chuỗi cung ứng và quản lý nguồn nhân lực. ERP đã chứng minh hiệu quả ở các công ty thuộc các loại hình khác nhau nhưng khi áp dụng vào các tổ chức công thì lại là một thách thức, vì các tổ chức này có hệ thống thông tin độc lập và chịu sự kiểm soát lợi ích của khu vực (Doom và cộng sự, 2010).

Y tế là một trong những lĩnh vực quan trọng nhất tại các quốc gia. Để đối mặt với sự thay đổi của xã hội, các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe đang cố gắng tìm cách tối đa hóa hiệu quả, hiệu suất và năng suất với các nguồn lực tối thiểu thông qua sử dụng các giải pháp công nghệ, trong đó có hệ thống ERP. Việc sử dụng ERP trong lĩnh vực y tế cho phép các tổ chức chăm sóc sức khỏe tập trung vào sứ mệnh chính của họ: cung cấp cho bệnh nhân dịch vụ chăm sóc phù hợp vào đúng thời điểm. Một số lợi ích cụ thể khi lĩnh vực y tế áp dụng phần mềm ERP được Blue Eagle Consulting (2020) đề cập bao gồm: cung cấp dịch vụ chăm sóc bệnh nhân tốt hơn, hỗ trợ lập kế hoạch chiến lược, cung cấp thông tin kinh doanh, giảm bớt hoạt động chi phí, theo dõi vật tư, dụng cụ y tế, quản lý tài chính tốt hơn, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và cung cấp dịch vụ tốt hơn cho khách hàng của tổ chức.

Tuy nhiên, cũng tương tự như các ngành khác, một số trở ngại mà các tổ chức y tế có thể gặp phải khi sử dụng ERP như chi phí cao, người dùng không quen với hệ thống ERP, vấn đề về tích hợp với các hệ thống khác, không tuân thủ bảo mật y tế (Chiarini và cộng sự, 2018).

Trong bối cảnh sự quan tâm do ERP tạo ra trong khu vực công, đặc biệt là lĩnh vực y tế công vẫn đang tăng lên việc nghiên cứu cụ thể về các yếu tố tác động đến triển khai EPR tại các đơn vị y tế công lập trở nên cần thiết. Dựa trên tổng quan các nghiên cứu trước, nhóm tác giả đã thực hiện nghiên cứu này để xác định một số yếu tố ảnh hưởng đến việc triển khai hệ thống ở các đơn vị sự nghiệp y tế công lập ở Việt Nam.

CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ MÔ HÌNH NGHIÊN CỨU ĐỀ XUẤT

Cơ sở lý thuyết

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)

ERP là hệ thống phần mềm mở rộng tích hợp nhiều quy trình kinh doanh, chẳng hạn như sản xuất, chuỗi cung ứng, bán hàng, tài chính, nhân sự, lập ngân sách và các hoạt động dịch vụ khách hàng (Weinrich & Ahmad, 2009). Việc triển khai ERP đòi hỏi khoản đầu tư lớn vào phần mềm và việc tùy chỉnh hệ thống cho phù hợp với từng doanh nghiệp (Doom và cộng sự, 2010), thường kéo theo những thay đổi lớn về cơ cấu tổ chức và cách thức làm việc (Kallunki và cộng sự, 2011).

Mô hình chấp nhận công nghệ (TAM)

TAM là một mô hình hệ thống thông tin được ứng dụng rộng rãi để giải thích việc người dùng cuối áp dụng công nghệ thông tin (CNTT). TAM dựa trên lý thuyết hành động hợp lý (TRA), cho rằng ý định hành vi sử dụng hệ thống của một cá nhân được xác định bởi hai niềm tin: tính hữu ích nhận thức (PU) và tính dễ sử dụng nhận thức (PEOU) (Venkatesh & Davis, 2000).

Các yếu tố tác động đến triển khai ERP

Trong các nghiên cứu sử dụng TAM, các biến được coi là các biến độc lập sẽ ảnh hưởng đến việc sử dụng ERP, cụ thể:

Tự tin vào năng lực sử dụng công nghệ

Trong bối cảnh sử dụng máy tính và CNTT ngày càng phổ biến, tự tin vào năng lực máy tính được định nghĩa là sự đánh giá về khả năng sử dụng máy tính của một người và là một tiền đề quan trọng của nhận thức về tính hữu ích (Compeau & Higgins, 1995). Tự tin vào năng lực sử dụng công nghệ được phát hiện đóng một vai trò quan trọng trong việc giải thích ý định sử dụng thông qua nhận thức về tính hữu ích (Agarwal & Karahanna, 2000). Từ các lý thuyết trên, giả thuyết sau được xây dựng:

H1: Tự tin vào năng lực sử dụng công nghệ có tác động cùng chiều đến Triển khai ERP.

Sự hỗ trợ của nhà quản lý

Trong môi trường hệ thống ERP, nếu tổ chức cung cấp đủ hỗ trợ cho nhân viên trong công việc của họ, nhân viên sẽ có nhiều khả năng tận hưởng công việc và cải thiện hiệu suất của họ thông qua việc sử dụng hệ thống mới (Lee và cộng sự 2010). Hỗ trợ của ban lãnh đạo cấp cao dưới hình thức cam kết và giao tiếp liên quan đến việc triển khai hệ thống là rất quan trọng đối với tính hợp pháp của quy trình triển khai và tinh thần của nhân viên sau khi triển khai (Venkatesh & Bala, 2008). Từ các lý thuyết trên, giả thuyết sau được xây dựng:

H2: Sự hỗ trợ của nhà quản lý có tác động cùng chiều đến Triển khai ERP.

Đào tạo

Đào tạo và giáo dục sẽ làm giảm sự lo lắng và căng thẳng của nhân viên về việc sử dụng hệ thống ERP và giúp họ hiểu rõ hơn về lợi ích của hệ thống đối với công việc của mình (Lee và cộng sự, 2010). Từ đó, giả thuyết sau được xây dựng:

H3: Đào tạo có tác động cùng chiều đến Triển khai ERP.

Sự tương thích của công nghệ với quy trình hoạt động

Trong nghiên cứu này, tính tương thích công nghệ được xem xét là một trong những đặc điểm công nghệ ảnh hưởng đến việc sử dụng ERP. Trong tính tương thích công nghệ, kiến thức thu được từ kinh nghiệm trong quá khứ và hiện tại với công nghệ được xem xét (Ortega và cộng sự, 2008). Sự không tương thích công nghệ sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất, hiệu quả của hệ thống, sự hài lòng, cam kết và động lực của nhân viên (Erensal và Albayrak, 2008). Từ các lý thuyết trên, giả thuyết sau được xây dựng:

H4: Sự tương thích của công nghệ với quy trình hoạt động tác động cùng chiều đến Triển khai ERP.

Mô hình nghiên cứu đề xuất

Từ các giả thuyết trên, nhóm tác giả đề xuất mô hình nghiên cứu như Hình.

Hình 1: Mô hình nghiên cứu đề xuất

Nguồn: Nhóm tác giả đề xuất

Thang đo của các khái niệm

Tự tin vào năng lực sử dụng công nghệ được đo bằng 10 thang đo do Compeau và Higgins (1995) phát triển, các thang đo này được mã hóa từ NL1 đến NL10. Bảy thang đo của Igbaria (1990) và Thompson và cộng sự (1991) được kế thừa để đo lường sự hỗ trợ của nhà quản lý (được mã hóa từ HT1 đến HT7). Đào tạo được đo bằng 5 thang đo (mã hóa DT1 đến DT5) được kế thừa từ Amoako-gyampah và Salam (2004) và sự tương thích của công nghệ với quy trình hoạt động được đo bằng 4 thang đo của Premkumar và Ramamurthy (1995), được mã hóa từ CN1 đến CN4.

PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Để giải quyết các mục tiêu đề ra, nhóm tác giả thực hiện phương pháp nghiên cứu định lượng. Đối tượng khảo sát là những người dùng ERP bao gồm các kế toán viên đang làm việc tại các đơn vị sự nghiệp y tế công lập. Các câu hỏi được thiết kế theo Thang đo Likert 5 điểm (từ 1 - Rất không đồng ý, đến 5 - Rất đồng ý). Những người được khảo sát phân loại theo vị trí làm việc (kế toán trưởng hay kế toán viên), trình độ chuyên môn và kinh nghiệm làm việc.

Có 280 bảng câu hỏi được phát ra cho các đối tượng khảo sát, thu về được 250 bảng; sau khi sàng lọc những bảng không hợp lệ, còn lại 183 bảng được sử dụng làm mẫu nghiên cứu.

Dữ liệu được thu thập từ các bảng câu hỏi được phân tích bằng phầm mềm SPSS 22.0.

Phân tích dữ liệu gồm thống kê mô tả, đánh giá mô hình đo lường, tương quan và đánh giá mô hình cấu trúc. Kiểm tra mối tương quan bằng phương pháp Hệ số tương quan Pearson. Nghiên cứu sử dụng cách viết số thập phân theo chuẩn quốc tế.

KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

Thống kê mô tả

Trong 183 bảng khảo sát, đa số những người trả lời bảng câu hỏi là nữ (chiếm 63.9%), còn lại nam chiếm 36.1%. Độ tuổi cao nhất trong những người được hỏi là từ 30 tuổi đến 40 tuổi (chiếm 48,150 tuổi (4.9. Đối với kinh nghiệm làm việc, hầu hết những người được hỏi có kinh nghiện từ 5 đến 10 năm với số lượng 59 người (tỷ lệ 32.2%), người có kinh nghiệm dưới 3 năm chiếm tỷ ít nhất (6.6%). Điều này cho thấy những người có kinh nghiệm trong công tác kế toán sẽ có đủ cơ sở và kinh nghiệm để có nhận thức đúng đắn về, vì vậy họ sẽ có sẽ có xu hướng sử dụng hệ thống dễ dàng hơn.

Giá trị hội tụ

Giá trị hội tụ được đánh giá dựa trên 3 tiêu chí bao gồm: (1) Hệ số tải chuẩn hóa lớn hơn 0.7 và có ý nghĩa thống kê (Gefen và cộng sự, 2000); (2) độ tin cậy tổng hợp (CR) phải lớn hơn 0,7 (Hair và cộng sự, 1998); và (3) phương sai trung bình trích xuất (AVE) cho mỗi yếu tố phải lớn hơn 0.5 (Fornell & Larcker, 1981). Kết quả dữ liệu Bảng1 cho thấy phần lớn các hệ số tải đều có ý nghĩa, giá trị AVE nằm trong khoảng từ 0.523 đến 0.700; đạt yêu cầu lớn hơn 0.5. Như vậy, giá trị hội tụ đã được thiết lập. Ngoài ra, hệ số Cronbach’s Alpha cũng phản ánh độ tin cậy rất cao đối với tất cả các cấu trúc có giá trị từ 0.723 đến 0.875.

Bảng 1: Kết quả giá trị hội tụ

Nguồn: Kết quả nghiên cứu

Giá trị phân biệt

Tại Bảng 2, tất cả các khái niệm đều cho thấy phương sai với các chỉ số nội tại của chúng lớn hơn so với các khái niệm khác, do đó giá trị phân biệt đạt yêu cầu.

Bảng 2: Kết quả giá trị phân biệt

Nguồn: Kết quả nghiên cứu

Ma trận tương quan của các biến độc lập được đưa ra trong Bảng 3 không cho thấy mối lo ngại về đa cộng tuyến.

Bảng 3: Ma trận tương quan giữa các biến độc lập

Nguồn: Kết quả nghiên cứu

Ngoài ra, hệ số phóng đại phương sai (VIF) đã được đánh giá để kiểm tra đa cộng tuyến. Chẩn đoán đa cộng tuyến được đưa ra trong Bảng4 cho thấy VIF của các biến độc lập nhỏ hơn 3 và mức độ chấp nhận lớn hơn 0,4, điều này càng cho thấy không tồn tại đa cộng tuyến giữa các biến độc lập.

Bảng 4: Thống kê đa cộng tuyến

Nguồn: Kết quả nghiên cứu

Kết quả kiểm định cho thấy 4 giả thuyết đề xuất đều được chấp nhận. Theo đó, việc Triển khai hệ thống ERP tại các đơn vị sự nghiệp y tế công lập chịu sự tác động cùng chiều của các yếu tố: Sự tương thích của công nghệ với quy trình hoạt động, Sự hỗ trợ của nhà quản lý, Đào tạo và Tự tin vào năng lực sử dụng công nghệ của các người dùng.

Bảng 5: Kết quả kiểm định các giả thuyết

Nguồn: Kết quả nghiên cứu

Kết quả Bảng 5 cho thấy, Sự tương thích của công nghệ với quy trình hoạt động (CN) có tác động mạnh nhất với βCN = 0.351; kế đến là mối quan hệ giữa Sự hỗ trợ của nhà quản lý (HT) và triển khai hệ thống ERP (ERP) với βHT = 0.233; 2 yếu tố còn lại bao gồm Đào tạo (DT) và Tự tin vào năng lực sử dụng công nghệ (NL) có hệ số tác động lần lượt là βDT = 0.207 và βNL = 0.150.

Các biến trong mô hình giải thích R2 = 56.3% phương sai về Triển khai hệ thống ERP, điều này có nghĩa là ngoài các yếu tố sự tác động cùng chiều của các yếu tố như Sự tương thích của công nghệ với quy trình hoạt động, Sự hỗ trợ của nhà quản lý, Đào tạo và Thự tin vào năng lực sử dụng công nghệ của người dùng thì các yếu tố khác (chưa được đưa vào mô hình) giải thích 43.7% phương sai cho triển khai hệ thống ERP; đây là hạn chế của nghiên cứu này.

BÀN LUẬN KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

Kết quả nghiên cứu này ủng hộ hầu hết các mối quan hệ được đề xuất trong mô hình nghiên cứu và phù hợp với các nghiên cứu trước đây. Mối quan hệ giữa các biến như Sự tương thích của công nghệ với quy trình hoạt động, Sự hỗ trợ của nhà quản lý, Đào tạo và Tự tin vào năng lực sử dụng công nghệ của người dùng và Triển khai hệ thống ERP có ý nghĩa thống kê và có tác động cùng chiều.

Thứ nhất, Sự tương thích của công nghệ với quy trình hoạt động là yếu tố then chốt, quyết định sự thành bại của việc Triển khai hệ thống ERP. Mức độ hài hòa giữa giải pháp công nghệ được chọn và các quy trình nghiệp vụ hiện hữu của tổ chức sẽ tác động trực tiếp và sâu sắc đến hiệu quả, chi phí và thời gian triển khai dự án. Sự tương thích không chỉ là một công cụ kỹ thuật số được cài đặt, mà còn là một giải pháp chiến lược, hỗ trợ và tối ưu hóa cách thức doanh nghiệp vận hành. Khi có sự tương thích cao, hệ thống ERP sẽ tích hợp một cách liền mạch vào các hoạt động hàng ngày, từ quản lý tài chính, chuỗi cung ứng, sản xuất đến nhân sự và quan hệ khách hàng. Điều này giúp tự động hóa các tác vụ, cải thiện luồng thông tin và nâng cao hiệu quả ra quyết định.

Thứ hai, Sự hỗ trợ của nhà quản lý trong tổ chức có mối quan hệ chặt chẽ với việc Triển khai hệ thống ERP. Điều này sẽ khuyến khích người dùng sử dụng và nhận ra những lợi ích có thể đạt được khi sử dụng ERP. Ngoài ra, sự hỗ trợ của nhà quản lý là yếu tố sống còn, thường được xem là yếu tố thành công then chốt số một trong bất kỳ dự án triển khai hệ thống ERP nào. Đây không chỉ đơn thuần là việc ký duyệt ngân sách, mà là sự cam kết sâu sắc, tham gia tích cực và định hướng chiến lược trong suốt vòng đời dự án.

Thứ ba, việc Đào tạo sẽ giúp người dùng tương tác với hệ thống ERP, loại bỏ mọi nhận thức tiêu cực và phát triển thái độ tích cực đối với việc Triển khai hệ thống ERP. Đào tạo không chỉ đơn thuần là một hạng mục chi phí trong dự án ERP, mà là một khoản đầu tư chiến lược có tác động trực tiếp và sâu sắc đến thành công của việc triển khai, chính việc đào tạo có thể xây dựng năng lực và sự tự tin cho người dùng hệ thống.

Thứ tư, Tự tin vào năng lực sử dụng công nghệ của người dùng cuối là một yếu tố nền tảng, có tác động 2 chiều, vừa là chất xúc tác thúc đẩy vừa có thể là rào cản kìm hãm sự thành công của một dự án triển khai ERP. Trong nghiên cứu này chỉ nghiên cứu về yếu tố thúc đẩy việc triển khai hệ thống ERP. Khi đội ngũ nhân viên có sẵn kỹ năng và thái độ tích cực với công nghệ, họ sẽ tạo ra một môi trường thuận lợi giúp dự án triển khai diễn ra suôn sẻ hơn, từ đó tăng tốc độ chấp nhận hệ thống, cải thiện chất lượng phản hồi...

(*) Nghiên cứu này được Trường Đại học Mở Thành phố Hồ Chí Minh tài trợ trong đề tài mã số T2024.04.1.

Tài liệu tham khảo:

1. Agarwal, R., & Karahanna, E. (2000). Time flies when you’re having fun: cognitive absorption and beliefs about information technology usage. MIS Quarterly, 24(4), 665e694.

2. Amoako-gyampah, K., & Salam, A. F. (2004). An extension of the technology acceptance model in an ERP implementation environment. Information and Management, 41,731-745.

3. Blue Eagle Consulting (2020). How ERP Helps Keep Your Healthcare Organization Healthy. https://blueeagle-consulting.com/resources/how-erp-helps-keep-your healthcareorganization-healthy

4. Chiarini, A., Vagnoni, E., & Chiarini, L. (2018). ERP implementation in public healthcare, achievable benefits and encountered criticalities - An investigation from Italy. International Journal of Services and Operations Management, 29(1), 1-17.

5. Compeau, D. R., & Higgins, C. A. (1995). Computer self-efficacy: development of a measure and initial test. MIS Quarterly, 19(2), 189-211.

6. Doom, C., Milis, K., Poelmans, S., & Bloemen, E. (2010). Critical success factors for ERP implementations in Belgian SMEs. Journal of Enterprise Information Management, 23(3), 378-406.

7. Erensal, Y. C., & Albayrak, Y. E. (2008). Transferring appropriate of manufacturing technologies for developing countries. Journal of Manufacturing Technology Management, 19(2), 158-171.

8. Fornell, C. L., & Larcker, D. F. (1981). Evaluating structural equations models with unobservable variables and measurement error. Journal of Marketing Research, 18, 39-50.

9. Gefen, D., Straub, D. W., & Boudreau, M.-C. (2000). Structural equation modeling and regression: guidelines for research practice. Communications of the Association for Information Systems, 4.

10. Hair, J. F., Anderson, R. E., Tatham, R. L., & Black, W. C. (1998). Multivariate data analysis (5th ed.). New Jersey: Prentice Hall.

11. Igbaria, M. (1990). End-user computing effectiveness: a structural equation model. Omega, 18(6), 637-652.

12. Kallunki, J.-P., Laitinen, E. K., & Silvola, H. (2011). Impact of enterprise resource planning systems on management control systems and firm performance. International Journal of Accounting Information Systems, 12(1), 20-39.

13. Lee, D., Lee, S. M., Olson, D. L., & Chung, S. H. (2010). The effect of organizational support on ERP implementation. Industrial Management and Data Systems, 110(2), 269-283.

14. Ortega, B., Martinez, J., & Hoyos, M. (2008). The role of information technology knowledge in B2B development. International Journal of E-Business Research, 4(1), 40-54.

15. Premkumar, G., & Ramamurthy, K. (1995). The role of interorganizational and organizational factors on the decision mode for adoption of interorganizational systems. Decision Sciences, 26, 303-336

16. Thompson, R. L., Higgins, C. A., & Howell, J. M. (1991). Personal computing: toward a conceptual model of utilization. MIS Quarterly, 15(1), 125-143.

17. Venkatesh, V., & Bala, H. (2008). Technology acceptance model 3 and a research agenda on interventions. Decision Sciences, 39(2), 273-315.

18. Weinrich, K. I., & Ahmad, N. (2009). Lessons learned during a decade of ERP experience: a case study. International Journal of Enterprise Information Systems, 5(1), 55-75.