Hoàn thiện công tác dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Thương mại Long Thành

Phan Hoàng Hiệp, Bùi Tuấn Vũ

Học viên cao học, Khoa Sau Đại học, Trường Đại học Lạc Hồng

Nguyễn Văn Hải

Tác giả liên hệ; Giảng viên, Khoa Tài chính - Kế toán, Trường Đại học Lạc Hồng

Tóm tắt

Dự toán ngân sách đóng vai trò như một bản kế hoạch tài chính chi tiết, phản ánh các nguồn lực hiện có, phương thức huy động và kế hoạch sử dụng nhằm đạt được những mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Một hệ thống dự toán thiếu chính xác có thể gây ra những sai lệch nghiêm trọng trong việc điều hành và ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động sản xuất, kinh doanh. Bài viết đánh giá thực trạng công tác dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Thương mại Long Thành, từ đó kiến nghị các giải pháp mang tính khả thi nhằm tăng tính chính xác và hiệu quả trong dự báo ngân sách, góp phần nâng cao năng lực điều hành và sức cạnh tranh của doanh nghiệp trong thời gian tới.

Từ khóa: Công tác dự toán ngân sách, kế toán quản trị, Công ty Cổ phần Thương mại Long Thành

Summary

Budget estimation plays the role of a detailed financial plan that reflects available resources, mobilization methods, and usage plans aimed at achieving the strategic objectives of a business. An inaccurate budgeting system can lead to critical errors and directly impact the efficiency of production and business activities. The study evaluates the current state of budget estimation practices at Long Thanh Trading Joint Stock Company and proposes feasible solutions to improve the accuracy and effectiveness of budget forecasting. These improvements aim to enhance the company’s management capacity and competitive advantage in the near future.

Keywords: Budget estimation, managerial accounting, Long Thanh Trading Joint Stock Company

GIỚI THIỆU

Công ty Cổ phần Thương mại Long Thành (Công ty Long Thành) là một doanh nghiệp có nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xăng dầu, hàng tiêu dùng và điện máy - những ngành hàng có tính cạnh tranh và biến động cao. Trong thời gian qua, công tác lập dự toán ngân sách tại Công ty vẫn còn mang tính hình thức, chưa có quy trình chuẩn hóa rõ ràng, thiếu công cụ hỗ trợ dự báo, phân tích chi phí và theo dõi kết quả thực hiện. Các câu hỏi quan trọng như: chi phí đầu tư lấy từ đâu? mức chi thường xuyên bao nhiêu? số lượng lao động đã tối ưu chưa?… vẫn chưa có được hệ thống dữ liệu đầy đủ và trả lời rõ ràng từ bộ phận kế toán quản trị. Điều này làm hạn chế đáng kể khả năng ra quyết định chiến lược của lãnh đạo và ảnh hưởng đến năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.

Trước thực trạng đó, việc lựa chọn nghiên cứu hoàn thiện công tác dự toán ngân sách tại Công ty Long Thành là rất cần thiết và có ý nghĩa thực tiễn cao đối với Công ty nói riêng và các doanh nghiệp nói chung.

CƠ SỞ LÝ THUYẾT

Dự toán ngân sách (budgeting) là một công cụ tài chính quan trọng, phản ánh toàn bộ kế hoạch thu - chi của doanh nghiệp trong một giai đoạn nhất định, thường là theo năm tài chính. Theo Horngren và cộng sự (2015), dự toán ngân sách không chỉ đơn thuần là một bản kế hoạch tài chính mà còn là phương tiện để truyền đạt mục tiêu, phối hợp giữa các bộ phận và kiểm soát hoạt động. Việc lập ngân sách giúp doanh nghiệp cụ thể hóa các mục tiêu chiến lược thành các chỉ tiêu định lượng, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc điều hành và đánh giá hiệu quả hoạt động. Trong khi đó, Anthony và Govindarajan (2007) nhấn mạnh, ngân sách là một kế hoạch hành động được lượng hóa bằng tiền, nhằm hướng dẫn và kiểm soát thực hiện trong tương lai. Có thể thấy, khái niệm dự toán ngân sách không chỉ dừng lại ở phạm vi kế toán, mà còn là nền tảng trong công tác quản trị doanh nghiệp.

Dự toán ngân sách đóng vai trò trung tâm trong hệ thống quản trị tài chính hiện đại. Trước hết, ngân sách giúp doanh nghiệp lập kế hoạch và định hướng hoạt động trong tương lai. Walczak (2023) cho rằng, ngân sách là công cụ quan trọng để dự báo các dòng tiền, xác định các mục tiêu tài chính, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp chủ động thích ứng với biến động thị trường và giảm thiểu rủi ro tài chính. Việc lập ngân sách không chỉ giúp tổ chức phân bổ nguồn lực hiệu quả mà còn tạo ra sự chuẩn bị tốt hơn trước các thay đổi trong môi trường kinh doanh. Bên cạnh chức năng lập kế hoạch, dự toán ngân sách còn là công cụ hữu hiệu cho kiểm soát và đánh giá hiệu quả hoạt động. Sponem và Lambert (2016) nhấn mạnh rằng, ngân sách là phương tiện kiểm soát nội bộ hiệu quả, thông qua việc so sánh giữa số liệu thực tế và số liệu dự toán để xác định các chênh lệch, từ đó đưa ra các biện pháp điều chỉnh kịp thời. Đồng thời, ngân sách cũng cho phép đánh giá hiệu quả của từng bộ phận, từng nhân sự dựa trên mức độ hoàn thành chỉ tiêu tài chính đã đặt ra.

Ngoài ra, ngân sách còn đóng vai trò thúc đẩy phối hợp và liên kết giữa các phòng ban chức năng. Quá trình lập dự toán yêu cầu sự tham gia từ nhiều bộ phận khác nhau, từ sản xuất, kinh doanh đến tài chính, góp phần tạo nên sự đồng bộ và nhất quán trong toàn bộ hoạt động doanh nghiệp. Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh môi trường kinh doanh ngày càng phức tạp và liên ngành. Không kém phần quan trọng, ngân sách còn là nền tảng thông tin để ra quyết định chiến lược. Kaplan và Atkinson (1998) cho rằng ngân sách cung cấp các dữ liệu định lượng cần thiết, giúp nhà quản lý lựa chọn phương án đầu tư, mở rộng sản xuất hoặc cắt giảm chi phí hiệu quả hơn. Những thông tin này đóng vai trò thiết yếu trong các quyết định ảnh hưởng lâu dài đến sự sống còn của doanh nghiệp. Cuối cùng, việc gắn kết ngân sách với các trung tâm trách nhiệm sẽ góp phần nâng cao tính minh bạch và trách nhiệm giải trình trong tổ chức. Khi mỗi phòng, ban, bộ phận được giao một ngân sách cụ thể kèm theo mục tiêu rõ ràng, việc giám sát và đánh giá hiệu quả sẽ trở nên rõ ràng hơn, từ đó tạo động lực cải tiến và thúc đẩy hiệu suất làm việc.

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY LONG THÀNH

Những kết quả tích cực

Trong thời gian qua, Công ty Long Thành đã chủ động trong công tác quản trị tài chính thông qua việc xây dựng mục tiêu và định hướng phát triển rõ ràng, cụ thể bằng những con số chi tiết thay vì các mục tiêu chung chung, mang tính hình thức. Điều này đã tạo nền tảng thuận lợi cho công tác lập dự toán ngân sách, bởi các bản dự toán ngân sách cần phải thể hiện được những kế hoạch định lượng rõ ràng về sản lượng tiêu thụ, doanh thu, chi phí… nhằm đảm bảo phù hợp với định hướng phát triển chung của Công ty trong từng giai đoạn.

Mặc dù Công ty đang vận hành theo mô hình dự toán ngân sách phản hồi - một mô hình còn tồn tại những hạn chế nhất định - song việc xây dựng được một khuôn khổ dự toán cơ bản đã cho thấy bước tiến tích cực trong công tác lập kế hoạch tài chính. Ít nhất, mô hình hiện tại cũng đã thiết lập được định hướng chung, tạo sự liên kết và thống nhất trong hoạt động lập dự toán giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Điều này là rất cần thiết, bởi nếu không có một hệ thống chuẩn mực hoặc khuôn khổ dự toán chung, các bộ phận có thể xây dựng kế hoạch rời rạc, thiếu gắn kết với mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp. Một điểm tích cực khác là các bản dự toán hiện nay không được lập một cách chủ quan mà dựa trên tình hình hoạt động thực tế, gắn với nhu cầu thiết yếu của từng bộ phận và của toàn Công ty.

Hơn nữa, sau mỗi kỳ kế hoạch, Công ty đều tiến hành đối chiếu, so sánh giữa số liệu thực tế và số liệu dự toán đã xây dựng, qua đó rút kinh nghiệm, điều chỉnh và hoàn thiện quy trình lập dự toán cho các kỳ sau. Chính nhờ quy trình này mà các sai lệch dần được giảm thiểu, giúp nâng cao độ chính xác và hiệu quả trong quản lý tài chính. Đồng thời, việc rà soát và kiểm soát chặt chẽ còn giúp Công ty kịp thời nhận diện các khoản chi không cần thiết, cắt giảm hợp lý, từ đó góp phần thực hiện tốt chủ trương tiết kiệm và nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực.

Ngoài ra, Công ty cũng đã xây dựng được hệ thống định mức khối lượng công việc cho từng vị trí, từng bộ phận một cách rõ ràng, có cơ sở hợp lý và được cập nhật thường xuyên thông qua việc kiểm tra, điều chỉnh thực tế. Hệ thống định mức này đóng vai trò quan trọng, là căn cứ trực tiếp để lập dự toán chi phí một cách chính xác và sát với thực tế hoạt động. Nhờ đó, việc phân bổ nguồn lực tài chính cho các bộ phận cũng trở nên hợp lý hơn.

Về quy trình lập dự toán, Công ty đã thiết lập một trình tự thực hiện tương đối rõ ràng và bài bản, bắt đầu từ việc xây dựng dự toán tiêu thụ, tiếp đến là dự toán chi phí sản xuất, chi phí hoạt động và kết thúc bằng dự toán kết quả kinh doanh. Trong suốt quá trình lập dự toán, các phòng, ban có liên quan đều tham gia tích cực với tinh thần trách nhiệm cao. Chẳng hạn, bộ phận kinh doanh chịu trách nhiệm lập dự toán bán hàng; các bộ phận gián tiếp như kế toán, kỹ thuật, hành chính… sẽ xây dựng dự toán chi phí vận hành cho bộ phận mình phụ trách. Sự phối hợp này góp phần đảm bảo tính toàn diện và thực tiễn cho báo cáo dự toán ngân sách của Công ty.

Trong quá trình triển khai dự toán, Công ty có thực hiện việc theo dõi, giám sát tình hình thực hiện so với dự toán đã lập, từ đó đánh giá mức độ chính xác, tính khả thi của từng chỉ tiêu và thực hiện các điều chỉnh kịp thời khi phát sinh chênh lệch so với thực tế. Việc kiểm tra, đánh giá và cập nhật này không chỉ góp phần nâng cao chất lượng lập dự toán ngân sách mà còn giúp ban lãnh đạo có cái nhìn rõ ràng, khách quan hơn trong công tác điều hành, đồng thời đưa ra các chính sách phù hợp để đạt được mục tiêu đề ra.

Một số hạn chế

Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác dự toán ngân sách của Công ty Long Thành còn một số hạn chế sau:

Mặc dù đã triển khai công tác lập dự toán ngân sách theo mô hình phản hồi, tuy nhiên quá trình thực hiện trên thực tế vẫn còn mang tính áp đặt từ cấp lãnh đạo xuống các bộ phận cấp dưới. Cụ thể, các chỉ tiêu doanh thu và lợi nhuận thường được ấn định sẵn từ ban điều hành với mức tăng trưởng tối thiểu, chẳng hạn 5% so với năm trước. Điều này khiến các bộ phận chức năng, đặc biệt là Phòng Kế hoạch, bị giới hạn trong việc xây dựng các bản dự toán phù hợp với thực tế hoạt động và bối cảnh thị trường. Hệ quả là công tác lập dự toán trở nên kém linh hoạt, thiếu tính phản biện và không phản ánh đúng năng lực thực tiễn của doanh nghiệp.

Việc áp đặt các chỉ tiêu tài chính mang tính bắt buộc đã dẫn đến sự xem nhẹ các mục tiêu chiến lược khác của doanh nghiệp như mở rộng thị trường, đổi mới công nghệ hay đầu tư chiều sâu. Những yếu tố này đòi hỏi nguồn lực lớn và cần được thể hiện rõ trong kế hoạch ngân sách, nhưng thường bị bỏ qua do các bộ phận chỉ tập trung đáp ứng yêu cầu tăng trưởng lợi nhuận và doanh thu. Điều này làm suy giảm vai trò chiến lược của công tác dự toán, biến nó thành công cụ hành chính hơn là một công cụ quản trị hữu hiệu.

Sự thiếu phối hợp giữa các phòng, ban trong quá trình lập dự toán. Hiện nay, công tác này chủ yếu do Phòng Kế hoạch đảm nhiệm, trong khi sự tham gia từ các bộ phận liên quan như sản xuất, tài chính, nhân sự hay các chi nhánh còn rất hạn chế. Sự thiếu vắng phối hợp này làm giảm tính toàn diện của bản dự toán, ảnh hưởng đến khả năng phản ánh đầy đủ nhu cầu và tình hình hoạt động thực tế của toàn doanh nghiệp.

Về mặt kỹ thuật, Công ty chưa xây dựng được hệ thống biểu mẫu chuẩn cho công tác dự toán ngân sách. Việc mỗi phòng, ban tự lập biểu mẫu riêng gây khó khăn trong việc tổng hợp và phân tích số liệu, làm giảm tính thống nhất của hệ thống kế hoạch tài chính. Đồng thời, nội dung lập dự toán cũng còn nhiều bất cập, khi chưa lồng ghép phân tích rủi ro và chưa đánh giá được các yếu tố biến động ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh như giá nguyên liệu, biến động thị trường hay chính sách vĩ mô.

Hiện nay, Công ty vẫn chủ yếu áp dụng phương pháp lập dự toán “tăng dần”, tức cộng thêm một tỷ lệ phần trăm vào số liệu năm trước mà không dựa trên cơ sở phân tích chi tiết. Phương pháp này tuy dễ thực hiện nhưng lại thiếu tính khoa học, dễ dẫn đến sai lệch so với thực tế, đặc biệt trong bối cảnh thị trường biến động. Các bộ phận gặp khó khăn trong việc phân bổ chi phí, không xác định được cơ sở lập kế hoạch rõ ràng, gây ảnh hưởng đến hiệu quả điều hành tài chính tổng thể.

Ngoài ra, môi trường tổ chức và công nghệ thông tin hỗ trợ cho công tác dự toán còn nhiều hạn chế. Công ty vẫn sử dụng công cụ Microsoft Excel để lập dự toán, trong khi chưa có phần mềm chuyên dụng hoặc hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tích hợp. Nhân sự đảm nhiệm công tác dự toán chưa được đào tạo chuyên sâu, và còn kiêm nhiệm nhiều công việc khác trong Phòng Kinh doanh. Hơn nữa, hệ thống mạng nội bộ chưa đồng bộ, thiếu khả năng kết nối và chia sẻ dữ liệu giữa các phòng ban. Điều này làm cản trở việc phối hợp, gây chậm trễ và ảnh hưởng đến độ chính xác trong việc lập kế hoạch ngân sách.

GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC DỰ TOÁN NGÂN SÁCH CỦA CÔNG TY LONG THÀNH

Trước những hạn chế đã nhận diện, để nâng cao vai trò và hiệu quả của công tác dự toán ngân sách tại Công ty Long Thành, thời gian tới cần thực hiện một số giải pháp sau:

Thứ nhất, cần chuyển đổi sang mô hình lập dự toán từ dưới lên. Thay vì áp đặt các chỉ tiêu từ cấp lãnh đạo như trước, Công ty nên áp dụng mô hình lập dự toán theo hướng phản hồi, tức là cho phép các phòng, ban, đơn vị trực thuộc chủ động đề xuất kế hoạch tài chính dựa trên năng lực thực tế và nhu cầu hoạt động. Phương thức này giúp tăng tính thực tiễn và khuyến khích sự tham gia tích cực từ các cấp quản lý trung gian, đồng thời đảm bảo rằng các bản dự toán được xây dựng phù hợp hơn với điều kiện thị trường và nguồn lực nội tại.

Thứ hai, cải tiến quy trình lập dự toán thành 3 giai đoạn rõ ràng. Công tác lập dự toán nên được chia thành 3 bước: (1) Giai đoạn chuẩn bị với việc phân tích toàn diện yếu tố vĩ mô và nội tại doanh nghiệp, đồng thời rà soát lịch sử tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh; (2) Giai đoạn xây dựng, trong đó các phòng, ban phối hợp để lập báo cáo, Ban Giám đốc xem xét các giả định tài chính nhằm điều chỉnh kịp thời các sai lệch; và (3) Giai đoạn theo dõi - đánh giá, bao gồm cập nhật ngân sách theo chu kỳ ngắn hơn (hàng quý/tháng) và tiến hành kiểm tra hiệu quả quản trị ngân sách ở từng đơn vị.

Thứ ba, thay đổi phương pháp lập dự toán theo hướng khoa học hơn. Công ty hiện đang sử dụng phương pháp dự toán tăng dần, vốn tiện lợi nhưng thiếu chính xác và dễ mang tính hình thức. Do đó, nên áp dụng phương pháp lập ngân sách từ cơ sở, trong đó mỗi khoản chi đều phải được giải trình và xét duyệt lại từ đầu, đảm bảo tính minh bạch, kiểm soát chặt chẽ và loại bỏ lãng phí. Phương pháp này có thể luân phiên với phương pháp truyền thống để giảm áp lực triển khai toàn diện nhưng vẫn nâng cao hiệu quả.

Thứ tư, nâng cấp nội dung và hệ thống báo cáo trong công tác dự toán. Cần thiết kế lại hệ thống báo cáo ngân sách với cấu trúc rõ ràng, bao gồm dự toán tiêu thụ (dựa theo năng lực thực tế và khảo sát thị trường), dự toán chi phí bán hàng (gắn với vận chuyển, định mức biến phí - định phí rõ ràng), dự toán chi phí quản lý (do các bộ phận tự lập, kế toán tổng hợp) và dự toán dòng tiền (bao gồm tồn đầu kỳ, dòng tiền kinh doanh, đầu tư và tài chính). Hệ thống báo cáo nên đảm bảo đầy đủ thông tin phục vụ kiểm soát và ra quyết định kịp thời.

Thứ năm, xây dựng định mức chi phí cụ thể và khả thi. Việc lập định mức chi phí là cơ sở để dự toán ngân sách chính xác. Công ty cần xây dựng định mức giá (giá mua đầu vào gồm cả thuế, vận chuyển, chiết khấu…) và định mức lượng (sản lượng tiêu hao, hao hụt). Nên phân biệt định mức lý tưởng dùng để tham chiếu đánh giá hiệu quả và định mức thực tế dùng để áp dụng cho kế hoạch ngân sách. Việc có định mức rõ ràng sẽ giúp Công ty kiểm soát tốt hơn các khoản chi, đánh giá hiệu quả và tối ưu hóa nguồn lực.

Tài liệu tham khảo:

1. Anthony, R. N., and Govindarajan, V. (2007). Management Control Systems (12th ed.). McGraw-Hill Education.

2. Horngren, C. T., Datar, S. M., and Rajan, M. V. (2015). Cost accounting: A managerial emphasis (15th ed. ed.), Pearson Education.

3. Kaplan, R. S., and Atkinson, A. A. (1998). Advanced management accounting (3rd ed. ed.), Prentice Hall.

4. Sponem, S., and Lambert, C. (2016). Exploring differences in budget characteristics, roles and satisfaction: A configurational approach. Management Accounting Research, 30, 47–61. https://doi.org/10.1016/j.mar.2015.11.003

5. Walczak, M. (2023). The role of budgeting in the strategic planning process in an enterprise. Humanities and Social Sciences Reviews, 11(6), 30-33. https://doi.org/10.18510/hssr.2023.1165