Công tác quản trị kho hàng tại các doanh nghiệp thương mại tại Bắc Giang: Nghiên cứu điển hình tại Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Bắc Thủy(*)

Nguyễn Trần Quốc Quyền, Chu Quang Anh, Nguyễn Văn Tuấn,

Phạm Thị Huế, Nguyễn Thùy Dương, Nguyễn Thị Hạnh,

Nguyễn Thị Phương Anh, Nguyễn Quang Huy

Trường Đại học Kinh tế và Quản trị kinh doanh, Đại học Thái Nguyên

Tóm tắt

Trên cơ sở hệ thống hóa cơ sở lý luận và thực tiễn về quản trị kho hàng, nghiên cứu phân tích rõ thực trạng hoạt động quản trị kho hàng tại các doanh nghiệp thương mại tại Bắc Giang, đặc biệt là Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Bắc Thủy. Nghiên cứu cũng chỉ ra các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản trị kho hàng và đưa ra các giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động này. Qua đó, không chỉ góp phần hoàn thiện công tác quản trị kho tại doanh nghiệp điển hình, mà còn có giá trị tham khảo đối với các doanh nghiệp thương mại khác trên địa bàn tỉnh Bắc Giang, giúp nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực, giảm thiểu rủi ro và tăng năng suất hoạt động logistics trong doanh nghiệp.

Từ khóa: Quản trị kho hàng, Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Bắc Thủy, doanh nghiệp thương mại

Summary

Based on the systematization of theoretical and practical foundations of warehouse management, the study provides an in-depth analysis of the current state of warehouse operations in commercial enterprises in Bac Giang province, with a particular focus on Bac Thuy Trading and Service Co., Ltd. The study identifies key factors influencing warehouse management and proposes fundamental solutions to improve its operational efficiency. The findings not only contribute to improving warehouse practices at the selected enterprise but also serve as a valuable reference for other commercial firms in the province, supporting more efficient resource utilization, risk mitigation, and increased productivity in logistics operations.

Keywords: warehouse management, Bac Thuy Trading and Service Co., Ltd., commercial enterprises

GIỚI THIỆU

Quản trị kho hàng đóng vai trò then chốt trong chuỗi cung ứng và hiệu quả thương mại. Tại Việt Nam, chi phí logistics chiếm tới 16,8% GDP, trong đó chi phí lưu kho chiếm 25%-30%, cho thấy tầm quan trọng của việc tối ưu hóa hoạt động kho vận để nâng cao năng lực cạnh tranh.

Tại Bắc Giang, số doanh nghiệp thương mại chiếm khoảng 38% trong tổng hơn 12.000 doanh nghiệp, khiến nhu cầu nâng cao hiệu quả quản trị kho trở nên cấp thiết. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ và vừa, vẫn gặp khó khăn do hệ thống quản lý kho còn thủ công, công nghệ chưa đồng bộ, gây tồn kho cao và giảm hiệu quả kinh doanh. Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Bắc Thủy (sau đây gọi tắt là Công ty Bắc Thủy) là một trường hợp điển hình, với lượng hàng hóa lưu chuyển lớn nhưng còn nhiều hạn chế trong công tác kho vận. Do đó, việc nghiên cứu đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp quản trị kho là cần thiết, góp phần cải thiện hoạt động doanh nghiệp và hỗ trợ phát triển kinh tế địa phương.

PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Nghiên cứu sử dụng kết hợp các phương pháp thu thập, xử lý và phân tích số liệu nhằm đảm bảo tính toàn diện và khách quan trong việc đánh giá công tác quản trị kho hàng tại Công ty Bắc Thủy. Về thu thập dữ liệu, nhóm tác giả khai thác 2 nguồn chính gồm: số liệu thứ cấp được tổng hợp từ các báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo xuất nhập kho và kế hoạch hoạt động của Công ty trong giai đoạn 2022-2024, đồng thời tham khảo các tài liệu chuyên ngành từ Bộ Công Thương, Hiệp hội Doanh nghiệp Logistics Việt Nam (VLA) và các nghiên cứu về quản lý kho hàng.

Số liệu sơ cấp được thu thập thông qua khảo sát toàn bộ 60 cán bộ, nhân viên Công ty, bao gồm cả Ban Giám đốc và bộ phận quản lý kho. Công cụ khảo sát là bảng hỏi với thang đo Likert 5 mức độ, từ “1- Hoàn toàn không đồng ý” đến “5- Hoàn toàn đồng ý”, nhằm định lượng các yếu tố như quy trình lưu kho, công nghệ sử dụng, kiểm kê, xử lý đơn hàng... Các giá trị trung bình được tính theo công thức trọng số để phản ánh chính xác mức độ đánh giá của người trả lời. Dữ liệu khảo sát sau đó được xử lý bằng phần mềm Excel để tính toán, thống kê và phân tích.

KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

Quy trình quản lý kho hàng tại Công ty Bắc Thủy

Hình: Quy trình quản lý kho hàng Công ty Bắc Thủy

Hình 1 mô tả quy trình quản lý mã hàng của Công ty như sau: Bước 1: Gửi yêu cầu cập nhật mã hàng mới hoặc sửa lại mã hàng với người phụ trách quản lý việc đặt mã hàng. Bước 2: Kiểm tra lại tình trạng của mặt hàng và thực hiện đối chiếu để thêm mới hoặc chỉnh sửa mã hàng. Bước 3: Với yêu cầu thêm mới, thủ kho cập nhật thông tin về mặt hàng; xác định thuộc tính nhóm hàng, loại hàng, nhà cung cấp để cấp mã hàng mới. Bước 4: Với yêu cầu chỉnh sửa, nếu không thể thay đổi được thì thực hiện thông báo cho người yêu cầu. Nếu có thể thay đổi thì thực hiện sửa mã hàng theo quy định.

Bảng 1: Tình hình nhập kho của Công ty Bắc Thủy

Nguồn: Bộ phận kho, Công ty Bắc Thủy

Bảng 1 cho thấy, từ năm 2022 đến 2024, hoạt động nhập kho của Công ty Bắc Thủy có nhiều cải thiện rõ rệt. Thời gian xử lý đơn giảm từ 10,1 giờ xuống còn 7,2 giờ; tỷ lệ hàng nhập đúng tăng từ 92,3% lên 96,8%; tỷ lệ sai sót giảm từ 3,4% xuống 1,9%; tỷ lệ hàng lỗi/hỏng giảm từ 2,9% còn 2,1%. Những thay đổi này cho thấy quy trình kiểm tra, đối soát và chất lượng hàng nhập được nâng cao đáng kể.

Kết quả khảo sát cho thấy, đa số đánh giá tích cực về quy trình nhập kho: quy trình rõ ràng, dễ thực hiện (3,52 điểm), các bước kiểm tra được đảm bảo (3,43 điểm), và nhân viên tuân thủ tốt quy định (3,72 điểm). Tuy nhiên, 2 tiêu chí là thời gian xử lý lô hàng (2,97 điểm) và hệ thống kiểm soát lỗi (2,65 điểm) còn chưa đạt kỳ vọng, phản ánh nhu cầu tiếp tục hoàn thiện để nâng cao hiệu quả và độ chính xác trong công tác nhập kho.

Bảng 2: Đánh giá hoạt động lưu trữ trong kho hàng của Công ty Bắc Thủy

Nguồn: Phòng Kế toán, Công ty Bắc Thủy

Bảng 2 cho thấy, giai đoạn 2022-2024, công tác lưu trữ và phân loại hàng hóa trong kho của đơn vị có nhiều cải thiện rõ rệt. Tỷ lệ lỗi phân loại giảm mạnh từ 5,63% (năm 2022) xuống 3,82% (năm 2024), cho thấy quy trình ngày càng chính xác nhờ chuẩn hóa hoạt động, đào tạo nhân viên và áp dụng công nghệ. Bên cạnh đó, thời gian tìm kiếm, truy xuất hàng hóa được rút ngắn đáng kể, từ 13,7 phút xuống còn 7,8 phút, phản ánh sự tối ưu hóa trong bố trí kho, hệ thống mã hóa và phần mềm hỗ trợ. Tuy nhiên, tỷ lệ hư hỏng và mất mát hàng hóa dù giảm còn 1,90% trong năm 2023, lại tăng lên 2,30% năm 2024, cho thấy cần xem xét lại quy trình bảo quản và hệ thống an ninh kho.

Kết quả khảo sát cho thấy sự hài lòng cao với cách sắp xếp kho (điểm 4,58) và khả năng truy xuất hàng hóa (3,63-3,82 điểm). Tuy nhiên, phần mềm quản lý kho chỉ đạt 3,12 điểm, phản ánh sự chưa hài lòng về hiệu quả và tính thân thiện. Do đó, bên cạnh duy trì hệ thống lưu trữ, doanh nghiệp cần cải thiện giải pháp công nghệ để tối ưu hiệu quả kho bãi.

Giai đoạn 2022-2024, hoạt động xuất kho của Công ty Bắc Thủy có nhiều chuyển biến tích cực. Tỷ lệ xuất kho đúng yêu cầu tăng từ 93,5% lên 97,4%, cho thấy mức độ đáp ứng đơn hàng ngày càng chuẩn xác. Thời gian xử lý xuất kho giảm từ 6,2 giờ còn 4,7 giờ, phản ánh sự cải tiến trong quy trình và nâng cao năng lực vận hành. Bên cạnh đó, tỷ lệ sai sót khi xuất kho giảm mạnh từ 2,7% xuống còn 1,5%, chứng tỏ quy trình kiểm tra, giám sát được thực hiện hiệu quả hơn. Mức độ tuân thủ quy trình cũng tăng từ 91% lên 96,5%, khẳng định sự chuyển biến tích cực trong việc tuân thủ nội quy và kỷ luật vận hành kho.

Bảng 3: Kết quả khảo sát đánh giá về hoạt động xuất kho của Công ty Bắc Thủy

Nguồn: Kết quả khảo sát của nhóm tác giả

Kết quả ở Bảng 3 cho thấy, đa số nhân viên đánh giá cao hoạt động xuất kho của công ty. Tiêu chí “Xuất kho đúng tiến độ” đạt điểm trung bình cao nhất (4,28 - mức Hoàn toàn đồng ý). Các tiêu chí còn lại như tuân thủ quy trình, cải tiến thường xuyên, quy trình rõ ràng và đảm bảo đúng mã, số lượng, chất lượng hàng đều đạt mức “Đồng ý”. Tuy nhiên, điểm số chưa tuyệt đối ở một số tiêu chí là cơ sở để doanh nghiệp tiếp tục cải thiện về quy trình, đào tạo và ứng dụng công nghệ trong thời gian tới.

Bảng 4: Tình hình kiểm tra, kiểm kê kho của Công ty Bắc Thủy

Nguồn: Bộ phận kho, Công ty Bắc Thủy

Bảng 4 cho thấy, giai đoạn 2022-2024, công tác kiểm kê kho tại Công ty Bắc Thủy có nhiều cải thiện rõ rệt. Tần suất kiểm kê tăng từ 1 lên 3 lần/tháng, cho thấy sự chủ động hơn trong quản lý hàng tồn. Tỷ lệ chênh lệch tồn kho thực tế so với sổ sách giảm từ 2,4% xuống 1,1%, phản ánh tính chính xác cao hơn trong ghi chép và đối chiếu số liệu. Thời gian hoàn thành kiểm kê cũng rút ngắn từ 5 ngày còn 3 ngày, cho thấy quy trình được tối ưu hóa, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả. Bên cạnh đó, tỷ lệ phát hiện sai sót sau kiểm kê giảm mạnh từ 4,8% xuống 2,1%, cho thấy việc kiểm tra, phát hiện và khắc phục lỗi đã hiệu quả hơn. Những kết quả này phản ánh nỗ lực của Công ty trong việc nâng cao chất lượng kiểm kê, giảm thiểu sai sót và rủi ro trong quản lý kho hàng.

Đánh giá hoạt động quản trị kho hàng tại Công ty Bắc Thuỷ

Trong giai đoạn 2022-2024, công tác quản trị kho hàng tại Công ty Bắc Thủy đạt nhiều kết quả tích cực. Hiệu quả xử lý nghiệp vụ được cải thiện rõ rệt: thời gian xử lý đơn nhập giảm gần 29% (từ 10,1 giờ xuống 7,2 giờ) và thời gian xuất kho cũng được rút ngắn, góp phần đẩy nhanh tiến độ giao hàng và nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Độ chính xác trong quá trình nhập - xuất - tồn kho cũng được nâng cao đáng kể, với tỷ lệ hàng nhập đúng tăng từ 92,3% lên 96,8%; tỷ lệ sai sót khi nhập kho và xuất kho lần lượt giảm mạnh. Công ty cũng đã bước đầu ứng dụng công nghệ thông tin thông qua phần mềm quản lý kho (WMS), giúp tự động hóa các công đoạn như nhập liệu, kiểm kê và mã hóa hàng hóa. Đến năm 2024, 95,6% khu vực kho đã được đánh dấu rõ ràng, góp phần nâng cao khả năng truy xuất và giảm sai sót. Đồng thời, công tác kiểm kê và đảm bảo an toàn kho cũng được đẩy mạnh với tần suất kiểm kê tăng từ 1 lần lên 3 lần/tháng; tỷ lệ chênh lệch tồn kho giảm từ 2,4% còn 1,1%; mức độ tuân thủ an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy (PCCC) luôn duy trì ở mức 100%.

Tuy nhiên, công tác quản trị kho vẫn tồn tại một số hạn chế. Hệ thống phần mềm WMS chưa tích hợp đồng bộ với các bộ phận khác như kế toán, bán hàng, vận chuyển, dẫn đến việc xử lý đơn hàng và kiểm soát tồn kho chưa thực sự hiệu quả. Cơ sở vật chất của kho còn lạc hậu, nhiều thiết bị thủ công, thiếu các công cụ hỗ trợ hiện đại, như xe nâng, băng chuyền… làm giảm năng suất và hạn chế khả năng mở rộng. Đội ngũ nhân sự kho đa số là lao động phổ thông, thiếu chuyên môn sâu và kỹ năng sử dụng phần mềm công nghệ, trong khi việc đào tạo lại chưa có chiến lược dài hạn. Không gian kho cũng chưa được tổ chức khoa học, tỷ lệ sử dụng diện tích còn chưa tối ưu, dễ gây ùn tắc trong vận hành. Nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ việc thiếu chiến lược đầu tư công nghệ dài hạn, tâm lý e ngại thay đổi, hạn chế về tài chính, tuyển dụng và đào tạo chưa bài bản, cùng với việc chưa áp dụng các nguyên tắc lưu trữ hiện đại. Những vấn đề này đặt ra yêu cầu cấp thiết cần đổi mới toàn diện công tác quản trị kho để nâng cao hiệu quả vận hành và tăng năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp trong thời gian tới.

MỘT SỐ KIẾN NGHỊ

Để nâng cao hiệu quả công tác quản trị kho hàng, Công ty Bắc Thủy cần triển khai đồng bộ nhiều giải pháp, trong đó trọng tâm là áp dụng công nghệ hiện đại, tối ưu hóa quy trình, đào tạo nhân sự và tăng cường đảm bảo an toàn kho.

Thứ nhất, áp dụng phần mềm và công nghệ quản lý kho hiện đại. Cụ thể, Công ty nên lựa chọn và triển khai phần mềm quản lý kho (WMS) có khả năng tích hợp với các hệ thống ERP, CRM. Phần mềm WMS sẽ giúp theo dõi hàng hóa theo thời gian thực, tự động hóa quy trình xuất - nhập, quản lý vị trí kho hiệu quả và hỗ trợ phân tích - báo cáo dữ liệu phục vụ ra quyết định. Ngoài ra, Công ty nên ứng dụng mã vạch, RFID để tăng độ chính xác trong kiểm kê và truy xuất hàng hóa. Việc áp dụng robot, kệ tự động, hệ thống phân loại tự động sẽ giúp giảm chi phí lao động và nâng cao năng suất. Để đảm bảo hiệu quả, cần đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm, kỹ năng phân tích dữ liệu và bảo trì hệ thống định kỳ.

Thứ hai, tối ưu hóa quy trình quản lý kho. Công ty cần rà soát, chuẩn hóa toàn bộ quy trình nghiệp vụ kho từ nhập, lưu trữ, đến xuất kho, kiểm kê. Áp dụng nguyên tắc FIFO/FEFO, bố trí hàng hóa khoa học theo nhóm, tần suất sử dụng và mã hóa vị trí để tăng tính thuận tiện. Đồng thời, xây dựng biểu mẫu thống nhất và thiết lập quy trình phối hợp đồng bộ giữa kho với các bộ phận liên quan, như: mua hàng, bán hàng và kế toán. Việc giám sát và cải tiến định kỳ giúp đảm bảo hiệu quả và tính linh hoạt của quy trình.

Thứ ba, tăng cường đào tạo và nâng cao năng lực nhân sự kho. Công ty cần tổ chức các khóa đào tạo nội bộ hoặc mời chuyên gia bên ngoài huấn luyện về kỹ thuật lưu kho, quy trình kiểm kê, sử dụng phần mềm WMS và thiết bị hỗ trợ, như: máy quét mã vạch, xe nâng... Việc xây dựng bộ tiêu chuẩn công việc (SOP) và hệ thống đánh giá hiệu quả (KPI) sẽ giúp tăng tính chuyên môn hóa và thúc đẩy tinh thần trách nhiệm. Ngoài ra, cần tạo cơ chế khuyến khích cải tiến từ nhân viên và cập nhật liên tục kiến thức mới trong lĩnh vực logistics.

Thứ tư, đảm bảo an toàn kho hàng là giải pháp không thể thiếu. Công ty cần đánh giá và phân loại rủi ro cháy nổ trong kho, xây dựng quy trình PCCC phù hợp, lắp đặt đầy đủ thiết bị PCCC, như: hệ thống sprinkler, bình chữa cháy, báo khói… Đồng thời, tổ chức đào tạo, diễn tập PCCC định kỳ, đào tạo an toàn lao động và xây dựng kế hoạch ứng phó khi có sự cố. Việc kiểm tra an toàn định kỳ và giám sát nghiêm ngặt trong kho sẽ giúp phòng ngừa rủi ro và đảm bảo an toàn cho tài sản và con người.

(*) Nghiên cứu được thực hiện trước thời điểm sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh theo Nghị quyết số 202/2025/QH15.

Tài liệu tham khảo:

1. Ballou, R. H. (2004). Business Logistics/Supply Chain Management (5th ed.). Pearson Education.

2. Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Bắc Thủy (2022-2024). Báo cáo hoạt động quản lý kho hàng của bộ phận kế toán, bộ phận kho.

3. Chopra, S. & Meindl, P. (2016), Supply Chain Management: Strategy, Planning, Pearson Education.

4. Frazelle, E. (2002). World-Class Warehousing and Material Handling. McGraw-Hill.

5. Nguyễn Trọng Tấn (2021). Vai trò của kho hàng trong chuyển đổi số chuỗi cung ứng, Tạp chí Kinh tế và Phát triển, số 305.

6. Richards, G. (2017). Warehouse Management: A Complete Guide to Improving Efficiency and Minimizing Costs in the Modern Warehouse (2nd ed.). Kogan Page.